Kağıtsız Ofis, Sürdürülebilir Bir Çevre Politikası: Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

Bilgi günümüzde kurumlar için vazgeçilmez bir unsurdur. Bu bağlamda bir kurumun en değerli hazinesi, “evrak”tır. Kuruma ait tüm bilgiler; kuruluş sözleşmesinden kurul kararlarına, faturalardan tahsilât makbuzlarına, hizmetlerine ilişkin belgelerden, personel kayıtlarına kadar bütün bilgiler kurumun hafızasını oluşturur. Bu hafızanın silinmesi ya da kısmen zarar görmesi kurumun başına gelebilecek en kötü durumlardan biridir. Bu durum, bir kurumu bulunduğu noktadan çok gerilere taşıyabilir ve kurumun tüm fonksiyonlarını ciddi bir biçimde etkileyebilir. Bu aşamada, bir kurumdaki evrakların korunmasının ne kadar hassas bir durum olduğu ortaya çıkmaktadır. Bu da bir arşivleme sisteminin gerekliliğini kurumun geleceği açısından zorunlu kılmaktadır.

Her geçen gün zarfında enformasyonun hızlı bir şekilde çoğalması ile iş dünyasının işleyişi daha karmaşık bir hale geldiğinden, enformasyonun değer yaratacak bilgiye dönüştürülmesi daha uzun süreçler ve daha yüksek maliyet gerektirmeye başlamaktadır. Ayrıca, kurumlardaki veya işletmelerdeki değerli bilgiler doküman haline getirilememekte, kolay erişim sağlanamamakta, çalışanların beyninde ve kişisel bilgisayarlarında saklı kalmaktadır. Bu durum ise, dokümanların değer yaratacak şekilde oluşturulamamasına, muhafaza edilememesine, güncelleştirilememesine ve kullanılamamasına gibi neden olmaktadır. Dolayısıyla, işletmelerin ve kurumların fonksiyonlarında ciddi sorunlara yol açan ve gelişmesini önleyerek rekabet yeteneğini azaltan bu durum, günümüzde Doküman Yönetim Sistemlerinin işletmelerde ve kurumlarda uygulanmasını zorunlu hale getirmiştir.

Artık kurumlar için vazgeçilmez bir araç olan doküman yönetiminin tanımı bu bağlamda, dokümanların ya da evrakların bilgisayar ortamında yönetilmesi olarak ifade edilmektedir. Doküman Yönetim Sistemi ile bir dizi enformasyon teknolojisi bütünleştirilerek, doküman haline getirilmiş bilgilere dönüştürülerek, işletmelerin ve kurumların karar mekanizmaları geliştirilmekte, rekabet gücü ve yetkileri artırılmaktadır.

Literatürde, kâğıtsız bürokrasi olarak bahsedilen elektronik dokümantasyon sisteminin kurumlarda yaygın uygulanmasının bir reform hareketi olduğu herkesçe kabul edilmektedir. Buna karşın, insanların bilişim konusunda yeteri kadar bilinçli olmaması, teknik haberleşme yetersizlikleri, internet altyapısının yavaşlığı ve yetersizliği, personelin eğitilmesine harcanacak zaman ve bölgesel imkânlardaki farklılıklar, bu sistemin uygulanması önündeki genel engeller olarak yer almaktadır.

Günümüzde doküman ve arşiv yönetimi, gelişmiş ülkelerdeki E-devlet uygulamaları için de performans arttırıcı bir sistem olarak düşünülmektedir. Dolayısıyla bu ülkeler, e-devlet uygulamalarında sunulan hizmetin performansının arttırmak için ofis arkası işlemlere odaklanmışlardır. Buradan şu sonuca varılabilir: Bir ülkenin etkinlik ve verimlilik kavramlarında ilerleme kaydedebilmek için e-devlet uygulamaları yeterli olmamaktadır. ISO 9000 standartlarına göre görevler, işler ve süreçler analiz edilmeli, toplam kalite yönetimi felsefesi uygulanmalıdır. ISO 9000 Kalite Güvence Sistemi her eylemin, değişikliğin ve gelişimin kayıt altına alındığı, yoğun bir kayıt sisteminin uygulanmak zorunda olduğu bir sistemdir. Bu sistemde de doküman yönetimi, kayıt yönetimi, arşiv yönetimi ve süreç yönetimi zorunlu unsurlar haline gelmektedir. Böylece e-kurum ve Elektronik Doküman Yönetimi ile ISO 9000 faaliyetlerinin yürütülmesi daha da kolaylaşmaktadır.

Doküman Yönetim Sisteminin temel amacı; kâğıt ortamında bulunan evrakları elektronik belge ya da doküman haline dönüştürmek, dönüştürülen ya da mevcut belgelerin tanımlanan iş akışları ile dolaşımını yönetmek, bu belgeleri doküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklamak; bilgi ve belge kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşım sağlamaktır.

 Doküman yönetim Sisteminin bir kuruma sağlayacağı faydaları göz önüne alındığında çok önemli etkilerinin olabileceği düşünülmektedir. Örneğin; doküman oluşturma, paylaşma ve yönetim kolaylığı, kişiler için yetki seviyeleri tanımlayabilme, bilginin kalıcılığı ve sürekliliği, dokümanlar içinde arama yapma, kalite ve verimlilik artışını sağlama, tamamen web tabanlı uygulamalar sayesinde işletmelerin dokümanlara tek noktadan erişebilmesi, veri tekrarlarının önlenmesi bunlardan bazıları olarak gösterilebilir. 

Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS), bir kuruluşta bulunan tüm dosyaları aynı çatı altında toplayarak, belirlenmiş kriterlere ve güvenlik tanımlamalarına göre belgelere erişimi sağlayacak ve yönetecek gelişmiş sistemlerdir (Kennedy,1997)

Kağıtsız ofis olarak da adlandırılan EBYS; kurum ve kuruluşların bünyelerinde oluşturulan ve elektronik belgelerin üretim, düzenlenme, kullanım, sevk ve arşivlenmesi için gerekli tüm işlemlerin elektronik sistem içinde yapabilen özel ve bütünleşik yapılı, donanım, yazılım ve programlar bütünü olarak karşımıza çıkmaktadır.

Aslında EBYS’den amaçlanan, bir ölçüde de günümüz koşullarının zorlamasıyla, belgelerin erişiminde, kullanımında ve kontrolünde daha hızlı, daha etkin, daha kolay ve daha ekonomik kullanım kabiliyeti sunmaktır. Bazıları, World Wide Web’de olduğu gibi elektronik dokümanları taşıma işlemi olarak düşünür. Bazıları da, çalışma gruplarında yaratılan ve organize edilen benzer dokümanların yaratıldığı ve kontrol edildiği bir sistem olarak düşünür. Diğerleri ise güvenlik amacıyla kontrol etmeyi ve kontrol sistemini sağlamayı düşünür (Bielawski, 1996).

Aslında EBYS bu üç sistemi de içerir. Bunlar yaratma, yönetim ve bilgilerin dağıtım aşamalarıdır.

Elektronik belge yönetim sistemleri büyük kurumsal değişimleri beraberlerinde getirmektedirler. Geleneksel olarak kağıda dayalı eski alışkanlıkları ortadan kaldırmakta, buna karşın hızlı, pratik ve kullanışlı yepyeni bir sistem ortaya çıkmaktadır. Bu sistemler, idarecilere doğru, hızlı ve daha iyi yönetilebilir bilgileri iletebilmektedir. Daha az personelle yüksek kalitede iş çıkarılabilmekte ve daha çok kullanıcı memnuniyeti sağlanabilmektedir.

Bir belgenin üretilmesinden arşivlenmesi ve imhasına kadar geçen süreleri düşünecek olursak, belgeler genel olarak aşağıdaki süreçlerden geçmektedirler. Bu süreçler bazen bir kez bazen de birkaç kez üst üste tekrar edebilmektedir.

Türkiye’de ve Dünyada Doküman Yönetiminin Durumu

 

Dünyada doküman yönetim sistemi çözümleri 15 yılı aşkın bir süredir kullanılmaktadır. Türkiye’deki gereksinimler ise başlangıçta doküman arşivleme gereksinimlerine, yani yaşamını tamamlamış dokümanların elektronik ortama taşınmasına odaklanmıştır. 90’lı yılların sonuna doğru gerçek anlamda yaşayan dokümanların da ele alınmaya başlandığı bir dönemden geçilmiştir. Bu gelişime daha çok büyük ölçekli kurumlar ve finans sektörü öncülük etmiştir. Hizmet sektöründe hızla ilerleyen bu çözümler zaman içinde değişik üretim sektörlerine yayılmaya başlamıştır. Özellikle çok uluslu şirketlerin varlığı ve küresel olarak kullanmakta oldukları uygulamalar bu alanda yayılımı hızlandırmıştır. Günümüzde de bu etki önemini sürdürmektedir.

Türkiye pazarı açısından bakıldığında, orta ve büyük ölçekli kurumlar IT yatırımlarını temel iş alanlarına ait kaynakların, genel olarak yapılandırılmış (structured) olarak adlandırdığımız bilgi kümeleri dâhilinde yönetildiği Kurumsal Kaynak Planlama (ERP), Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM), Tedarik Zinciri Yönetimi (SCM) veya finans uygulamaları tipi sistemlere yöneltmişlerdir. Bu altyapıları takiben öncelikli gündemleri, kurumsal birikim stratejisinin oluşturulması ve yapılandırılmamış (unstructured) bilgi kümelerinin de kurum birikimi içinde değerlendirilmesi yönünde işbirlikçi çalışma ortamlarının devreye alınmasıdır. Bu şekilde öncelikle büyük ölçekli kurumlarda yaygınlaşan doküman yönetim sistemleri, artık iletişim altyapısını tamamlamış küçük ve orta ölçekli işletmelerde de çoğunlukla birim bazında tanımlanmış bir gereksinim olarak karşımıza çıkmaktadır.

Yakın gelecekte, Avrupa Birliği’ne uyum sürecinde gündeme gelecek standart ve direktiflere uygunluğun sağlanması açısından doküman ve e-kayıt yönetim platformlarının Türkiye’de yaygınlaşmasının bir zorunluluk haline gelmesi beklenmektedir. Sermaye pazarlarının entegrasyonu sebebiyle AB ülkelerinde denetimin kalitesi artırılacak, denetim ve güvence standartları bu direktif doğrultusunda güçlendirilecektir. Kamu çıkarını gözeten kurumlar bu direktif doğrultusunda tüm finansal tablolarını takip etmek, denetimden geçirmek, her türlü finansal kaydı oluşum aşamasından raporlandığı son haline gelene kadar uluslararası muhasebe standartları çerçevesinde yönetmek zorunda olacaklardır. Kurumlar bu ve benzeri yönetmelik ve standartların belirlediği güncel gereksinimler doğrultusunda doküman yönetim sistemleri ile bütünleşik olarak uygulamaya alacakları e-kayıt (Records Management) yönetim uygulamalarına yönelecekler, kontrollü kayıtları, güvenli bir ortamda, gerek iç gerekse dış kaynaklarca denetime açmak ve doğruluğu kanıtlanabilir şekilde paylaşımını sağlamak durumunda kalacaklardır.

EES Genel Müdür Haluk Safi dünyada doküman yönetim sistemi pazarının 2006 yılında rakamsal boyutunun 4 milyar dolar sınırına dayandığını belirtmiştir [8]. Haluk Safi Türkiye’de 2004–2009 ortalama pazar büyümesinin yüzde 20 civarında gerçekleşeceğini, 2004–2005 yıllarına göre 2007 yılında Türkiye doküman yönetim sistemi pazarının ivme kazandığını ve bu gerçek çerçevesinde 2007 yılı için ortalama yüzde 25’lik bir büyüme gerçekleştiğini belirtmiştir. Yine Haluk Safi önümüzdeki dönem içerisinde dünya pazarındaki büyümenin yüzde 14 civarında olmasını ve Türkiye’deki mevcut büyüme oranının korunmasını beklediğini ifade etmiştir. Kurumsal yapıların erken bilinçlenmesinin getirmiş olduğu ivmelenmeyi, elektronik imza alanında hızlanan çalışmaların sürdüreceğini ve içinde bulunduğumuz dönemde Türkiye pazarını 10 milyon dolar olarak değerlendirdiğini de sözlerine eklemiştir.

Kurumlar Doküman Yönetimi Yatırımlarını Yaparken Dikkat Etmeleri Gereken Noktalar

Kurumlardaki bütün işleyiş ve süreçler dokümanlarla işlemektedir. Bu sebeple Doküman Yönetim Sistemleri bir kurumda tüm çalışanlar tarafından kullanılması gereken bir uygulamadır. Bu tür uygulamalarda doğru karar vermek kurum açısından büyük faydalar sağlayacağı gibi yanlış kararlar da aynı oranda karmaşaya yol açabilmektedir.

Tercihi belirlemede en önemli kıstas doküman yönetim sistemini kuruma tedarik edecek firma kriteridir. Burada önemli olan ürün sağlayıcı firmanın bu konudaki deneyim, tecrübe ve güvenilirliğidir. Firma, sağladığı ürünün geliştirilmesinden, kurulumuna, eğitiminden, güncellenmesine kadar gereken tüm destekleri sağlayacak güvenilirlikte ve kapasitede olmalıdır. Sağladığı

üründe bu konuda önem taşımaktadır. Ürünün denenmiş ve uygulanmış ürün olması ve yaşanmış tecrübelerle şekillendirilmesi gerekmektedir. Günümüzde sürekli değişen uygulama ve yönetmelik farklılıklarına adapte olabilmek için ürün sağlayıcı firmanın, ürüne gerekli olan Ar-Ge yatırımı ve personel desteğini sağlaması ürünün kalitesini artıran diğer bir faktördür.

 

Daha fazlası ve örnek uygulama için ekteki çalışmama göz atabilirsiniz:

Doküman Yönetim Sistemleri ve bir EBYS Uygulaması

Kaynakça: 

  • KETS Ltd. Şti. http://www.kets.com/tr/ornek.projeler/,  (2010)
  • T.C. Sağlık Bakanlığı Doküman Yönetim Sistemi  http://dys.saglik.gov.tr/baf/sbdocumentmanagement/default.htm,(2010)
  • Das Doküman Arşivleme ve Yönetim Sistemleri A.Ş, (2008). http://www.das.com.tr/Default.asp?id=3
  • Bensghir. T. K., Topcan. F., “Türkiye’de Kamu Kurumlarının Elektronik İmza Alt Yapı ve Uygulamalarının Değerlendirilmesi”, Ulusal E-İmza Sempozyumu, (2006).
  • Altınöz M. , “Dosya ve Arşiv Yönetimi”, Nobel Yayın ve Dağıtım, (2003).
  • Demiray, K., “Temel Türkçe Sözlük”, İnkılap Kitapevi, İstanbul, (1985).
  • Hare, C. E., Jullia Mc L., “Devreloping a Record Management Programme”, London,(1997).
  • Kennedy, J., Schauder, C., “Records Management”, Cheshire Longman, (1994).
  • Külcü, Ö., “Üniversitelerde Belge Yönetimi”, H.Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü, Ankara, (1998).

Tankut ASLANTAŞ

Endüstri Mühendisi / Yönetim Danışmanı / Eğitmen / AB Proje Yöneticisi

Leave a Reply

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

Google Plus